Ihre Post wird abgelegt, während Sie etwas anderes tun.
Kein Papier mehr, 100 % digitalisiert · Alle Daten bleiben im Haus
AdminChef liest eingehende Dokumente, erkennt, worum es sich handelt, benennt sie und legt sie in Ihre Ordnerstruktur — auf Ihrer eigenen Hardware. Kein Upload, keine Lizenz pro Kopf.
Läuft im eigenen Haus · Keine Kosten pro Benutzer · Gratis Test, ob das auch für Sie funktioniert.
Rechnet sich das bei Ihnen?
Sie können davon ausgehen, dass Sie mindestens 50 % des bisherigen Aufwands einsparen.
Und das ist erst der Anfang. Weiter unten zeigen wir, was zusätzlich möglich ist, wenn Sie die Automatisierung auf die Spitze treiben.
Vier Schritte, und die Ablage ist erledigt
Eingang
Briefpost, Scan, Mail-Anhang, Foto vom Handy. AdminChef nimmt entgegen, was hereinkommt — auch gemischte Stapel, in denen mehrere Dokumente hintereinander eingescannt wurden.
Lesen
Text wird gelesen, Bilder werden erkannt.
Einordnen
Dokumentart, Absender, Datum, Betrag, Kategorie. Zusammengehörende Seiten werden zu einem Dokument zusammengefasst, mehrere Dokumente in einem Stapel wieder getrennt.
Ablegen
Das Dokument bekommt einen Namen nach Ihrer Systematik und landet in Ihrer Ordnerstruktur. Ihre Systematik, nicht unsere.
Was das System nicht sicher erkennt, legt es nicht ab — es kommt auf eine Rückfrage-Liste.
Ihre Daten verlassen den Betrieb nicht
Das Sprachmodell, das Ihre Dokumente liest, läuft auf Ihrer eigenen Hardware. Es gibt keinen Upload, keinen Anbieter, der mitliest, und keine Frage, in welchem Land der Server steht. Wenn Sie das Netzwerkkabel ziehen, arbeitet AdminChef weiter.
Für Betriebe mit Berufsgeheimnis — Treuhand, Anwaltskanzlei, Gesundheitswesen — ist das kein Komfortmerkmal, sondern die Bedingung, unter der eine Automatisierung überhaupt in Frage kommt. Auch unter dem revDSG ist die Auslagerung von Kundendaten an einen Bearbeiter dokumentations- und begründungspflichtig; was im Haus bleibt, wirft diese Frage nicht auf.
Das System kennt den Inhalt — deshalb hört es bei der Ablage nicht auf
Ein Dokumentenmanagementsystem legt ab. AdminChef liest: Nach dem Durchlauf liegen Absender, Datum, Betrag, Dokumentart und Kategorie als Daten vor — nicht als Bild von einem Blatt Papier. Die Ablage ist damit nicht das Ergebnis, sondern der erste Schritt.
Was danach kommt, entscheiden Sie. Die Richtungen, nach denen am häufigsten gefragt wird:
Zahlungen vorbereiten
Aus der erkannten Rechnung entsteht ein fertiger Zahlungsdatensatz fürs E-Banking: Empfänger, Konto, Referenz, Betrag, Fälligkeit. Sie prüfen und geben frei, statt abzutippen. Dazu die Kontrollen, die ein Mensch unter Zeitdruck nicht leistet — ist diese Rechnung schon einmal gekommen, weicht die Kontonummer von allen früheren Rechnungen desselben Lieferanten ab, läuft eine Skontofrist aus.
Buchungssätze vorbereiten
Konto, Mehrwertsteuersatz und Kostenstelle vorausgefüllt — aus dem, was auf dem Beleg steht, und aus dem, was bei diesem Lieferanten bisher gebucht wurde. Ihre Treuhandstelle bekommt vorkontierte Belege statt eines Ordners.
Fristen im Blick behalten
Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Garantiefristen, Termine aus Behördenpost. Was ein Datum enthält, kann eine Erinnerung auslösen, bevor die Frist abgelaufen ist.
Pendenzen statt Ablage
Ein Dokument, das eine Handlung verlangt, erzeugt eine Aufgabe mit Frist und zuständiger Person. Der Unterschied zwischen «abgelegt» und «erledigt».
Den eigenen Bestand befragen
«Welche Verträge laufen im ersten Quartal aus?» «Was haben wir letztes Jahr bei diesem Lieferanten bezogen?» Die Antwort kommt aus Ihren Dokumenten und bleibt auf Ihrer Maschine.
Unterlagen zusammenführen
Alle Dokumente zu einer Liegenschaft, einem Projekt, einem Mandat an einem Ort. Meist fehlt nichts — es ist nur verteilt.
Das sind Ausbaustufen, kein Lieferumfang. Jede davon ist ein eigener Auftrag. Welche sich bei Ihnen lohnt, zeigt sich, wenn Ihre Dokumente einmal durchgelaufen sind — der Testlauf macht das sichtbar. Was heute läuft und was nicht, steht weiter unten unter «Wo wir stehen».
Das ist der Unterschied zu einer Cloud-Lösung, bei der jede Erweiterung ein Modul desselben Anbieters ist: Ihre Daten liegen bei Ihnen und stehen für den nächsten Schritt offen — auch für einen, den wir beide heute noch nicht kennen.
Kein Zusatzgerät
AdminChef läuft dort, wo bei Ihnen ohnehin Rechenleistung steht: auf dem Server oder auf einem Arbeitsplatzrechner. Es ist kein Spezialgerät, das eine Aufgabe erfüllt und sonst herumsteht — es ist Hardware, die in jeder IT-Planung ohnehin vorkommt, nur richtig dimensioniert.
Beim Ersatz eines Arbeitsplatzes oder eines Servers ist das ein Aufpreis, kein zusätzliches Budget.
Dieselbe Maschine trägt später mehr als die Ablage: den sicheren KI-Arbeitsplatz für weitere Automatisierungen. Sie kaufen kein Ablageprogramm, sondern die Maschine, auf der bei Ihnen künftig KI läuft.
Was zu berücksichtigen ist: Läuft auf demselben Gerät zusätzlich der KI-Arbeitsplatz, teilen sich beide denselben Speicher. Das ist bei der Dimensionierung zu berücksichtigen.
Ist nichts Passendes vorhanden, beschaffen wir das Gerät, installieren es vor und liefern es einsatzbereit. Der Preis ist der Gerätepreis — wir schlagen nichts darauf.
Bringen Sie mir Ihre Post.
Geben Sie mir einen Monatsstapel Ihrer Eingangspost. Sie bekommen einen Bericht, der zeigt, wie viel davon automatisch richtig abgelegt worden wäre — mit Ihren Dokumenten, nicht mit Beispielen. Kostenlos, ohne Installation, ohne Vertrag.
| Schritt | Was passiert | Ihr Aufwand |
|---|---|---|
| 1. Vorgespräch | Welche Dokumentarten, welches Volumen, wie wird heute abgelegt | 30 Minuten, Telefon oder vor Ort |
| 2. Aufnahmebogen | Sie halten Ihr Monatsvolumen und den heutigen Zeitaufwand fest | wenige Minuten |
| 3. Durchlauf | Ich bringe das Gerät zu Ihnen, der Stapel wird vor Ort verarbeitet | keiner |
| 4. Gemeinsame Durchsicht | Wir gehen den Vorschlag durch und markieren richtig und falsch | |
| 5. Prüfbericht | Bericht übergeben, Ergebnis besprechen, Entscheid | 45 Minuten |
Schritt 4 ist der Punkt, an dem sich zeigt, ob das bei Ihnen funktioniert: Sie sehen Ihre eigenen Rechnungen erkannt und benannt.
Was der Testlauf nicht ist
- Keine Installation in Ihrem Netz, kein Zugriff auf Ihre Systeme
- Kein Produktivbetrieb — es wird nichts in Ihre echten Ordner geschrieben
- Keine Anbindung an Buchhaltung oder ein bestehendes DMS
- Keine Aussage über Dokumentarten, die nicht im Stapel waren
Kostenlos im Umkreis von 20 km um Worb. Weiter weg: auf Anfrage, dann nicht kostenlos.
Testlauf anfragenPreise
| Beleg-Testlauf | kostenlos (Umkreis 20 km um Worb) |
| Einrichtung | CHF 900 einmalig |
| Betrieb | CHF 150 pro Monat |
| Hardware | zum Gerätepreis, falls nichts Passendes vorhanden ist |
Was nicht dazukommt
Keine Kosten pro Benutzer. Keine Kosten pro Dokument. Keine Speichergebühr — die Dokumente liegen bei Ihnen.
Wo AdminChef heute steht
AdminChef ist bei uns im täglichen Einsatz. Was wir daran gemessen haben, steht hier.
Gemessen
An 100 Referenzdokumenten haben wir gemessen, wie zuverlässig AdminChef einordnet — im Schnitt braucht ein Dokument dabei rund 21 Sekunden. Diese Zahlen stammen aus unserem eigenen System, nicht aus einem Kundenbetrieb.
Was das nicht heisst
Ihr Dokumentenmix ist ein anderer. Genau deshalb gibt es den Testlauf: Er misst dieselbe Grösse an Ihrem Material, und die Zahl, die dabei herauskommt, gilt für Sie.
Für wen sich das lohnt
AdminChef rechnet sich in Betrieben, in denen laufend Papier und PDFs hereinkommen und mehrere Personen darauf zugreifen: Treuhand, Anwaltskanzlei, Immobilienverwaltung, Bau, Gesundheitswesen, Gewerbe. Typischerweise 3 bis 50 Mitarbeitende, kurze Entscheidungswege.
Wenn der Testlauf zeigt, dass Ihr Dokumentenmix maschinell schwer zu beherrschen ist, steht das im Bericht. Dafür ist er da.
Der nächste Schritt ist ein Stapel Papier
Kein Verkaufstermin, keine Präsentation. Sie geben mir einen Monat Ihrer Eingangspost, ich bringe das Gerät zu Ihnen, und Sie bekommen einen Bericht über Ihren eigenen Betrieb.
Testlauf anfragenKostenlos im Umkreis von 20 km um Worb. Renato Tavernini, futivo
Zwei Wege, das an Ihrem eigenen Betrieb zu sehen
Beide kostenlos, beide ohne Verpflichtung. Was sie gemeinsam haben: Sie bekommen ein Ergebnis über Ihren Betrieb, nicht eine Aussage über KI.
Beleg-Testlauf
Sie geben mir einen Monatsstapel Ihrer Eingangspost. Ich bringe das Gerät zu Ihnen, die Dokumente bleiben im Haus, und Sie bekommen einen schriftlichen Bericht: Wie viel wäre automatisch richtig abgelegt worden, und wo hätte es Rückfragen gegeben.
Testlauf anfragenImpulsreferat
«Wo KI in Ihrem Betrieb wirklich Zeit spart — und wo nicht.» 60 oder 90 Minuten bei Ihrem Gewerbeverein, Verband oder Kundenanlass. In der 90-Minuten-Fassung geht jeder Teilnehmer mit der Zeitfresser-Liste seines eigenen Betriebs nach Hause.
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